1. Seuran hallituksen noudattamat periaatteet
Akustinen Seura ry:n hallitus pyrkii hoitamaan sijoituksiaan siten, että sen hallinnassa olevan pääoman reaalinen arvo säilyy tai kasvaa. Pääoman tuottoa voidaan hallituksen päätöksellä myöntää apurahoiksi Seuran jäsenille hankkeisiin, jotka ovat Seuran säännöissä esitettyjen tavoitteiden mukaisia.
Tämän ohjeen tarkoituksena on varmistaa, että kaikki stipendien jakoon liittyvät asiat hoidetaan yhtenäisellä tavalla. Muutoksista ohjeeseen päättää hallitus.
2. Apurahojen budjetointi
Seuran talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan budjetoidaan vuosittain tätä tarkoitusta varten määräraha, jonka suuruus vastaa Seuran talouden kantokykyä. Rahastonhoitaja tekee asiasta talousarviokäsittelyä varten esityksen.
3. Hakemuksen käsittely
Hakijan on tehtävä Seuran hallitukselle kirjallinen hakemus. Hallituksen puheenjohtaja tai hänen määräämänsä valmistelija valmistelee asian hallituksen käsiteltäväksi ja päätettäväksi.
Hallituksen on tarkasteltava ainakin seuraavia näkökohtia:
- missä määrin hanke on Seuran tarkoitusperien mukainen?
- hakijan jäsenyys ja aktiviteetti Seurassa. Jäsenyyden on pitänyt alkaa vähintään yksi vuosi ennen hakua, ja hakijalla ei saa olla jäsenmaksurästejä. Hakemus voidaan poikkeustapauksessa hyväksyä myös tapauksessa, jossa jäsenyysehto ei ole täysin toteutunut.
- käyttötarkoitus. Matka-apurahoja myönnetään ainoastaan tilaisuuksiin, joissa hakija itse on aktiivisena osallistujana, esim. esitelmöitsijänä tai Seuran hallituksen määräämässä tehtävässä. Kustannuksia korvataan ainoastaan kuitteja vastaan (esim. lentoliput). Julkaisuapurahoina voidaan korvata kustannuksia ainoastaan kuitteja vastaan (esim. painatuskuluja). Hallitus voi päättää apurahoiksi budjetoitujen varojen käytöstä toisiinkin yhdistystoiminnan tarkoituksiin (esim. kattamaan Seuran järjestämän tilaisuuden kuluja).
- onko hakija saanut Seuralta apurahoja aikaisemmin? Vähimmäisväliaika myönnettäville apurahoille on yleensä kaksi vuotta, joskin hallitus voi perustellusta syystä poiketa tästä säännöstä.
- hankkeen kokonaiskustannukset erittelyineen. Hallitus voi myöntää apurahan anottua pienempänä kattamaan jonkin määrätyn kustannuserän. Tämän vuoksi erittelyssä on mainittava myös muualta haetut tai myönnetyt apurahat.
- voidaanko hakijalta edellyttää apurahan hankkeen tiimoilta erityistä aktiviteettia, esim. esitelmää Seuran tilaisuudessa?
Hallituksen päätöksestä kirjataan kokouksen pöytäkirjaan ainakin seuraavat seikat:
- hakijan nimi.
- hakemuksen saapumispäivämäärä.
- myönnetyn apurahan suuruus, erityisehdot ja myönnetyt poikkeamat tästä ohjeesta; vaihtoehtoisesti kielteinen päätös.
- maksatuksen takaraja.
- valmistelijan nimi.
Valmistelija ilmoittaa myönteisessä ja kielteisessä tapauksessa päätöksestä hakijalle kirjeellä tai sähköpostilla (tapauksissa, joissa sähköpostiyhteys on varmistettu etukäteen).
Ilmoituksessa on oltava:
- myönnetty summa ja sen käyttö (esim. matkalippuihin kuittia vastaan, enint. xx EUR)
- tai tiedotus hylkäävästä päätöksestä.
- hallituksen kokouspäivämäärä, jossa päätös tehtiin.
- maininta siitä, että suoritus tapahtuu, kun rahastonhoitaja (nimi ja osoite) on saanut tarvittavat alkuperäiskuitit.
- takaraja, johon mennessä em. kuitit on toimitettava ja maininta siitä, että myöhästyminen aiheuttaa apurahapäätöksen raukeamisen.
- pankkiyhteystieto tai kysely tapauksessa, että sitä ei ole hakemuksessa esitetty.
- toivomus (vaatimus?) siitä, että hankkeen tuotoksesta saadaan kuittien yhteydessä dokumentti seuran arkistoon (esim. eripainos hakijan julkaisusta).
- valmistelijan allekirjoitus.
Ilmoituksesta on toimitettava jäljennökset:
- Seuran rahastonhoitajalle.
- Seuran sihteerille arkistoitavaksi yhdessä alkuperäisen hakemuksen kanssa.
4. Apurahan maksatus
Rahastonhoitaja hoitaa maksatuksen kuitit saatuaan, mikäli hallitus ei oleasettanut erityisiä ehtoja.
5. Apurahan hakeminen
Ohjeita Akustinen Seura ry:n apurahojen hakijoille
Akustinen Seura ry. myöntää apurahoja ja osa-apurahoja akustiikan alaan liittyviin hankkeisiin. Kyseeseen voi tulla esim. kokousmatkan tai julkaisun osarahoitus. Apurahoja voidaan myöntää ainoastaan kuluja osoittavia kuitteja vastaan (ei siis palkkioita tai vast.). Hakemuksen jätöllä ei ole määräaikaa, ja se käsitellään Seuran hallituksen normaalissa kokouksessa.
Hakemus on tehtävä kirjallisena ja siinä tulee esittää seuraavat asiat:
- hakijan nimi, postiosoite, puhelin ja sähköpostiosoite.
- työpaikka, oppilaitos tai vastaava ja tehtävä siellä.
- kuvaus apurahan kohteena olevasta hankkeesta ja hakijan osuus siinä (esim. esitelmä Forum Acusticumissa 2011, otsikko sejase, referaatti liitteenä).
- seuralta haetun summan suuruus ja ensisijainen käyttötarkoitus (esim. lentoliput).
- hankkeen kokonaiskustannukset ja kustannuserittely (esim. matkaliput, majoitus, päivärahat, osallistumismaksu, painatus). Erittelyssä mainittava myös muualta haettu tai myönnetty rahoitus.
- milloin hakijalle on aikaisemmin myönnetty Akustinen Seura ry:n apuraha?
- pankkitili, jolle suoritus voidaan maksaa.
- liitteeksi asiaa valaisevaa aineistoa ( kokousesite, esitelmäreferaatti jne).
Hakemus on osoitettava Akustinen Seura ry:n hallitukselle